När bolaget växer och verksamheten utvecklas, uppkommer många formaliafrågor. På styrelsens bord ligger så klart kallelse och genomförande av bolagsstämma samt frågor om emissioner av aktier, byte av företagsnamn och andra ändringar av bolagsordningen, men styrelsen svarar enligt lag för så mycket mer. ”Bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter”, som de så vittomfattande föreskrivs i aktiebolagslagen. I praktiken bistår jag styrelsen med planering och genomförande av bolagstämmor och framtagande av de styrande dokument som krävs, såsom arbetsordning, vd-instruktion och instruktioner för styrelsens eventuella utskott. Många gångar går jag även in som adjungerad ledamot eller styrelsens sekreterare för att bistå i dessa frågor – ad hoc eller löpande under flera år.

Även på ledningens bord återfinns flera styrande dokument – policys och riktlinjer helt enkelt – men även annan formalia såsom tillstånd och ansökan rättigheter, däribland varumärke och patent.

En annan viktig uppgift som anförtros mig är att se över bolagets försäljnings- och inköpsvillkor. Dessa utgör ju avtal och det är av stor betydelse att alla medarbetare som befattar sig med dessa blir delaktig i förändringsarbetet – utan deras insats tas inte erfarenheter tillvara och förståelsen för deras användning blir begränsad.

Jag bistår även ledningen i projekt som syftar till att säkerställa bolagets efterlevnad av hantering av personuppgifter och dataskydd (GDPR). 

Det ska löna sig att göra rätt från början.